Cara mengurus ijazah yang hilang
Hukum

Cara Mengurus Ijazah yang Hilang sesuai Prosedur Berlaku

Mengetahui cara mengurus ijazah yang hilang sangatlah penting. Ijazah merupakan dokumen yang memiliki nilai penting karena sering kali digunakan dalam berbagai urusan.

Ijazah merupakan bukti yang menyatakan bahwa seseorang telah menyelesaikan suatu jenjang studi. Dokumen ini memiliki peran krusial dalam proses melamar pekerjaan, mendaftar sekolah jenjang lanjutan, hingga perguruan tinggi.

Cara Mengurus ijazah yang Hilang sesuai Prosedur Berlaku

Cara Mengurus ijazah yang Hilang sesuai Prosedur Berlaku

Apabila ijazah hilang, langkah-langkah berikut ini perlu segera diambil untuk mengurusnya kembali.

1. Laporkan Kehilangan

Apabila menyadari bahwa ijazah telah hilang, segera laporkan kejadian ini kepada pihak berwenang yang berkompeten, seperti lembaga pendidikan yang menerbitkan ijazah tersebut, seperti sekolah, perguruan tinggi, atau universitas. Pastikan untuk memberikan informasi yang detail mengenai ijazah yang hilang atau rusak, seperti nama lengkap, nomor identitas, serta tahun penerbitan ijazah.

2. Persiapkan Dokumen Pendukung

Sebelum mengajukan permohonan penggantian ijazah, pastikan Anda menyiapkan dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan. Persyaratan ini bisa berbeda-beda tergantung pada lembaga pendidikan yang mengeluarkan ijazah, namun beberapa dokumen umum yang mungkin diperlukan meliputi:

  • Salinan identitas diri yang masih berlaku, seperti KTP, paspor, atau SIM.
  • Salinan akta kelahiran atau kartu keluarga yang mencantumkan nama lengkap Anda.
  • Salinan ijazah pendidikan sebelumnya, seperti ijazah SMP atau SMA.
  • Salinan transkrip nilai atau rapor terakhir.
  • Bukti pembayaran atau tanda terima dari lembaga pendidikan terkait.

Pastikan Anda memiliki semua dokumen ini siap sebelum memulai proses pengajuan penggantian ijazah untuk memperlancar prosesnya.

Baca juga: Cara Bikin Akte Kelahiran secara Online

3. Hubungi Lembaga Pendidikan Terkait

Setelah Anda melaporkan kehilangan ijazah dan sudah menyiapkan dokumen-dokumen pendukung, langkah selanjutnya adalah menghubungi lembaga pendidikan yang menerbitkan ijazah. Berikut adalah panduan langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

  • Temukan informasi kontak yang relevan dari lembaga pendidikan, seperti nomor telepon, alamat email, atau alamat fisik.
  • Hubungi bagian administrasi atau akademik lembaga pendidikan dan jelaskan situasi kehilangan ijazah Anda dengan jelas.
  • Mohon petunjuk mengenai prosedur dan formulir yang diperlukan untuk mengurus penggantian ijazah. Kemungkinan Anda akan diminta untuk mengisi formulir permohonan penggantian dan menyediakan dokumen-dokumen pendukung yang telah Anda persiapkan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memulai proses penggantian ijazah dengan lebih mudah dan terarah. Pastikan untuk berkomunikasi dengan lembaga pendidikan secara tepat dan lengkap agar proses penggantian dapat berjalan dengan lancar.

Baca juga: Cara Daftar BPJS Kesehatan secara Online dan Offline

4. Isi Formulir Pengajuan

Setelah menerima formulir permohonan penggantian dari lembaga pendidikan, pastikan Anda mengisinya dengan benar dan lengkap. Pastikan semua informasi yang diberikan akurat dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Jangan lupa untuk melampirkan dokumen pendukung yang diminta.

Setelah mengisi formulir dan melampirkan dokumen pendukung, kirimkan permohonan penggantian ijazah tersebut sesuai dengan petunjuk yang telah diberikan oleh lembaga pendidikan. Pastikan Anda mengirimkan salinan dokumen-dokumen pendukung dan dengan cermat menyimpan salinan aslinya.

Baca juga: Cara Mencairkan BPJS Ketenagakerjaan

5. Bayar Biaya Administrasi

Proses penggantian atau pemulihan ijazah mungkin memerlukan pembayaran biaya administrasi. Pastikan untuk membayar biaya tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6. Tunggu Proses Verifikasi

Setelah Anda mengajukan permohonan penggantian ijazah, lembaga pendidikan terkait akan memulai proses verifikasi. Proses ini bisa memakan waktu beberapa minggu atau lebih, tergantung pada kebijakan dan tingkat kerja lembaga tersebut.

Selama proses verifikasi, lembaga pendidikan akan melakukan pemeriksaan terhadap keaslian dokumen pendukung yang Anda berikan. Mereka akan memastikan bahwa semua dokumen yang Anda sertakan valid dan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan. Selain itu, mereka juga akan memverifikasi bahwa Anda adalah pemilik asli dari ijazah yang hilang.

Dalam beberapa kasus, lembaga pendidikan mungkin memerlukan informasi tambahan atau klarifikasi mengenai dokumen yang Anda ajukan. Jika hal ini diperlukan, pastikan Anda siap untuk memberikan informasi lebih lanjut yang diperlukan agar proses verifikasi dapat berjalan dengan lancar.

Selama menunggu proses verifikasi, penting untuk bersabar dan memahami bahwa lembaga pendidikan perlu melakukan langkah-langkah yang tepat untuk memastikan keakuratan dan keabsahan permohonan Anda. Jika ada kebutuhan atau pertanyaan lebih lanjut dari lembaga pendidikan, pastikan untuk merespons dengan cepat agar permohonan penggantian ijazah Anda dapat segera diselesaikan.

Baca juga: Cara Bikin Kartu Kuning Online dan Offline Serta Persyaratannya

7. Ambil Ijazah yang Baru

Setelah permohonan disetujui dan ijazah baru telah diproduksi, lembaga pendidikan akan memberi tahu tentang waktu dan tempat pengambilan ijazah baru. Pastikan mengikuti petunjuk yang diberikan dan datang ke lembaga pendidikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Ketika mengambil ijazah yang baru, lakukan pemeriksaan teliti terhadap semua informasi yang tercantum untuk memastikan keakuratan data. Periksa dengan seksama nama lengkap, nomor identitas, tahun penerbitan, dan informasi lainnya yang relevan. Jika Anda menemukan ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam informasi, segera laporkan kepada pihak yang berwenang di lembaga pendidikan untuk diperbaiki.

Memeriksa keakuratan data sangat penting karena ijazah baru akan digunakan sebagai bukti resmi atas pencapaian pendidikan. Dengan memastikan informasi yang tertera benar, akan menghindari masalah potensial di masa depan terkait dengan keabsahan dan validitas ijazah.

Jika Anda menemui masalah dalam ijazah yang baru, jangan ragu untuk berkomunikasi dengan lembaga pendidikan untuk segera melakukan perbaikan. Pastikan menyimpan salinan yang sah dan asli dari ijazah baru dengan baik, karena ijazah ini merupakan dokumen penting yang perlu dijaga dan dipergunakan dalam berbagai kesempatan, seperti melamar pekerjaan atau melanjutkan studi lebih lanjut.

Baca juga; Sumpah Pemuda: Isi, Makna, dan Rumusan

Syarat Mengurus Ijazah yang Hilang di Sekolah

Berikut adalah persyaratan yang perlu dipenuhi untuk mengurus pembuatan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) dalam kasus kehilangan ijazah di sekolah:

  • Fotokopi Ijazah asli yang hilang.
  • Dua lembar materai bernilai 10.000 rupiah masing-masing.
  • Dua lembar pas foto ukuran 3×4.
  • Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan yang dikeluarkan oleh Polsek.

SKPI akan dihasilkan sebagai pengganti sah dari ijazah yang hilang atau rusak. Dokumen ini akan mencantumkan kop sekolah dan tanda tangan Kepala Sekolah. Sebaiknya, SKPI juga difotokopi dan disahkan. Jika perlu, segera ajukan permohonan kepada petugas Tata Usaha (TU) di sekolah.

Syarat Mengurus Ijazah yang Hilang di Dinas Pendidikan

Berikut adalah daftar dokumen yang diperlukan untuk mengurus pembuatan ijazah yang hilang di Dinas Pendidikan:

  • Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (ditandatangani di atas materai 10.000) + Fotokopi (2 rangkap).
  • Surat Pernyataan dari 2 orang teman seangkatan di sekolah sebagai saksi (tandatangan di atas materai 10.000) dan didukung dengan fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir oleh sekolah serta fotokopi KTP (2 rangkap).
  • Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan dari kantor Polsek + fotokopi (2 rangkap).
  • Fotokopi KTP (2 rangkap).
  • Fotokopi ijazah yang telah dilegalisir (2 rangkap).

Ingatlah bahwa setiap lembaga pendidikan mungkin memiliki prosedur yang berbeda untuk mengurus ijazah yang hilang atau rusak. Pastikan untuk mengikuti petunjuk dari lembaga tersebut dengan cermat agar proses pengurusan berjalan lancar dan tepat waktu.

Bambang Niko Pasla

A seasoned writer in the fields of industry, business, and technology. Enjoys sports and traveling activities.