Konsep Dasar dan Cara Kerja Inventory Control

Cara Kerja Inventory Control – Di era bisnis yang semakin kompetitif seperti sekarang, kelancaran operasional merupakan kunci utama untuk mencapai kesuksesan. Salah satu aspek penting yang kerap kali dianggap sepele namun memiliki dampak besar adalah pengelolaan persediaan atau inventory control. Memahami cara kerja inventory control bukan hanya penting bagi mereka yang berada di posisi manajerial, namun juga bagi seluruh tim yang terlibat dalam rantai pasok perusahaan.

Table of Contents

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses pengelolaan dan pengawasan stok atau persediaan barang dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Tujuan utama dari inventory control adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan barang dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan operasional, namun tidak terlalu berlebihan sehingga menyebabkan pemborosan sumber daya.

Jika dikelola dengan baik, inventory control dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya penyimpanan, dan mencegah terjadinya kerugian akibat kerusakan atau kedaluwarsa barang. Namun, jika dikelola dengan buruk, bisa berujung pada ketidakseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang, yang tentunya dapat merugikan bisnis Anda.

Konsep Dasar Inventory Control

Untuk memahami cara kerja inventory control, Anda perlu terlebih dahulu mengenal konsep dasar yang mendasari sistem ini. Beberapa konsep dasar tersebut meliputi:

Safety Stock: Safety stock adalah jumlah minimum stok barang yang harus selalu ada di gudang untuk mengantisipasi lonjakan permintaan mendadak atau keterlambatan pengiriman dari pemasok. Tujuannya adalah untuk mencegah kekurangan stok yang dapat menghambat operasional perusahaan.
Reorder Point: Titik di mana perusahaan harus melakukan pemesanan ulang stok barang. Titik ini ditentukan berdasarkan waktu tunggu (lead time) dari pemasok dan tingkat permintaan harian.
Economic Order Quantity (EOQ): EOQ adalah jumlah pesanan optimal yang meminimalkan total biaya persediaan, termasuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
Just-In-Time (JIT): Sistem manajemen persediaan yang bertujuan untuk meminimalkan stok barang dengan cara memesan barang hanya ketika dibutuhkan dalam proses produksi atau penjualan.
ABC Analysis: Teknik pengelolaan inventaris yang membagi barang ke dalam tiga kategori berdasarkan nilai dan tingkat rotasi: A (barang dengan nilai tinggi dan rotasi cepat), B (barang dengan nilai menengah dan rotasi menengah), dan C (barang dengan nilai rendah dan rotasi lambat).

Cara Kerja Inventory Control

Memahami cara kerja inventory control bukan hanya soal mengetahui konsep-konsep dasar, tetapi juga bagaimana menerapkan langkah-langkah praktis dalam keseharian bisnis. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat kamu terapkan:

1. Pencatatan dan Klasifikasi Stok

Langkah pertama dalam inventory control adalah pencatatan dan klasifikasi stok. Pencatatan yang baik memungkinkan kamu mengetahui dengan pasti jumlah stok yang ada, jenis barang, dan lokasi penyimpanan. Klasifikasi stok juga penting untuk menentukan prioritas pengelolaan barang. Misalnya, dengan menggunakan analisis ABC, kamu dapat mengidentifikasi barang-barang yang memerlukan perhatian lebih dan barang-barang yang rotasinya lebih lambat.

2. Penentuan Reorder Point dan Safety Stock

Setelah melakukan pencatatan, langkah berikutnya adalah menentukan reorder point dan jumlah safety stock. Reorder point harus ditentukan berdasarkan pola permintaan pelanggan dan waktu tunggu dari pemasok. Sedangkan, safety stock harus dihitung untuk memastikan perusahaan tidak kehabisan stok meskipun terjadi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman.

3. Implementasi Sistem FIFO dan FEFO

Dalam pengelolaan stok, penting untuk menerapkan sistem FIFO (First-In, First-Out) dan FEFO (First-Expired, First-Out). Sistem FIFO memastikan bahwa barang yang pertama kali masuk ke gudang adalah barang yang pertama kali keluar, sehingga mencegah terjadinya stok yang lama tertimbun. Sedangkan, sistem FEFO digunakan untuk barang-barang yang memiliki masa kadaluarsa, seperti produk makanan atau obat-obatan. Dengan sistem ini, barang yang mendekati masa kadaluarsa akan didahulukan dalam distribusi.

4. Monitoring dan Pengawasan Berkala

Monitoring secara berkala adalah kunci dalam inventory control. Ini melibatkan pengecekan stok secara fisik dan membandingkannya dengan catatan yang ada dalam sistem. Setiap ketidaksesuaian antara stok fisik dan catatan harus segera ditelusuri dan diperbaiki. Pengawasan ini juga dapat membantu kamu mendeteksi potensi masalah, seperti pencurian atau kerusakan barang, sebelum masalah tersebut berdampak besar.

5. Pemesanan Ulang dan Manajemen Hubungan dengan Pemasok

Pemesanan ulang harus dilakukan dengan cermat agar stok barang selalu dalam jumlah yang optimal. Selain itu, manajemen hubungan dengan pemasok juga sangat penting dalam inventory control. Memiliki hubungan yang baik dengan pemasok memastikan bahwa barang yang Anda pesan dapat dikirim tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

6. Evaluasi dan Penyesuaian

Setiap sistem inventory control perlu dievaluasi dan disesuaikan secara berkala. Evaluasi dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang ada masih relevan dengan kebutuhan bisnis. Jika ada perubahan dalam pola permintaan, strategi pemasaran, atau jenis produk yang dijual, maka sistem inventory control juga harus disesuaikan.

Tantangan dalam Inventory Control

Meski inventory control memiliki banyak manfaat, penerapannya tidak selalu mudah. Ada beberapa tantangan yang mungkin kamu hadapi, antara lain:

1. Visibilitas Stok

Salah satu tantangan terbesar dalam inventory control adalah visibilitas stok. Tanpa visibilitas yang baik, sulit untuk mengetahui dengan pasti berapa banyak stok yang ada, di mana stok tersebut berada, dan dalam kondisi apa stok tersebut. Visibilitas yang buruk dapat menyebabkan overstocking atau understocking, keduanya merugikan bagi bisnis.

2. Kesalahan Manusia

Kesalahan manusia adalah hal yang tak terhindarkan dalam inventory control. Kesalahan dalam pencatatan, kesalahan dalam pemesanan, atau bahkan kesalahan dalam pengecekan stok dapat berdampak besar pada keseluruhan sistem inventory control.

3. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan juga menjadi tantangan dalam inventory control. Semakin besar stok yang kamu simpan, semakin tinggi biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu, penting untuk menjaga agar stok barang tetap dalam jumlah yang optimal.

4. Ketidakpastian Permintaan

Permintaan pelanggan sering kali sulit diprediksi, terutama jika bisnis kamu bergerak di industri yang sangat dinamis. Ketidakpastian ini membuat penentuan reorder point dan safety stock menjadi lebih kompleks.

Solusi Menghadapi Tantangan Inventory Control

Untuk mengatasi tantangan-tantangan di atas, kamu dapat menerapkan beberapa solusi berikut:

1. Menggunakan Sistem Informasi Terintegrasi

Salah satu cara untuk meningkatkan visibilitas stok adalah dengan menggunakan sistem informasi terintegrasi. Sistem ini memungkinkan kamu untuk memantau stok secara real-time, memudahkan dalam pencatatan, dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Dengan sistem ini, kamu juga dapat melakukan analisis data yang lebih mendalam untuk memprediksi permintaan pelanggan dengan lebih akurat.

2. Pelatihan dan Pengembangan Tim

Kesalahan manusia dapat diminimalkan dengan memberikan pelatihan yang tepat bagi tim yang bertanggung jawab dalam inventory control. Selain itu, pengembangan tim secara berkelanjutan juga penting untuk memastikan bahwa mereka selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam teknologi dan metode pengelolaan persediaan.

3. Pengoptimalan Ruang Penyimpanan

Untuk mengurangi biaya penyimpanan, kamu dapat mengoptimalkan ruang penyimpanan yang ada. Misalnya, dengan mengatur stok barang berdasarkan frekuensi penjualan, kamu dapat menempatkan barang yang paling sering dijual di lokasi yang mudah dijangkau. Selain itu, penggunaan rak atau sistem penyimpanan vertikal dapat membantu memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia.

4. Penerapan Sistem JIT

Jika bisnis memungkinkan, kamu dapat menerapkan sistem Just-In-Time (JIT) untuk mengurangi jumlah stok yang harus disimpan. Dengan sistem ini, barang hanya dipesan dan dikirimkan ketika dibutuhkan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan risiko overstocking.

Tips Sukses dalam Inventory Control

Setelah memahami cara kerja inventory control dan tantangan yang mungkin dihadapi, berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam mengelola persediaan dengan lebih efektif:

1. Buat Rencana Inventory Control yang Jelas

Membuat rencana inventory control yang jelas dan komprehensif, rencana ini harus mencakup semua aspek dari pengelolaan stok, mulai dari pencatatan, pemesanan ulang, hingga evaluasi sistem. Dengan rencana yang jelas, Anda dapat menjalankan proses inventory control dengan lebih terstruktur dan efisien.

2. Tetapkan SOP (Standard Operating Procedure) yang Ketat

SOP yang ketat sangat penting dalam inventory control. SOP ini harus mencakup prosedur untuk pencatatan stok, pemesanan ulang, pengecekan barang, dan semua langkah penting lainnya. Pastikan seluruh tim memahami dan mengikuti SOP yang telah ditetapkan untuk mengurangi risiko kesalahan.

3. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala

Audit inventaris adalah bagian penting dari inventory control. Dengan melakukan audit secara berkala, kamu dapat memastikan bahwa stok yang ada dalam sistem sesuai dengan kondisi nyata di gudang. Audit juga dapat membantu mendeteksi masalah lebih awal, sehingga dapat segera diatasi sebelum berdampak besar pada bisnis.

4. Gunakan Teknologi Terkini

Manfaatkan teknologi terkini untuk mempermudah proses inventory control. Misalnya, kamu bisa menggunakan barcode atau RFID untuk melacak pergerakan stok dengan lebih akurat. Selain itu, software manajemen persediaan juga dapat membantu dalam mengelola stok secara lebih efisien.

5. Evaluasi dan Perbarui Sistem Secara Berkala

Dunia bisnis selalu berubah, begitu juga dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk selalu mengevaluasi dan memperbarui sistem inventory control yang Anda gunakan. Pastikan sistem yang kamu gunakan selalu sesuai dengan kondisi terbaru dan mampu mendukung pertumbuhan bisnis.

Dengan memahami cara kerja inventory control dan menerapkan strategi yang tepat, kamu dapat memastikan bahwa bisnis selalu memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, tanpa mengalami pemborosan atau kekurangan stok. Meskipun terdapat tantangan dalam penerapannya, dengan persiapan dan manajemen yang baik, kamu dapat mengatasi tantangan tersebut dan menjaga agar operasional bisnis tetap berjalan lancar. Semoga bermanfaat ya.

Baca juga:

Referensi

Ivanov, D., & Dolgui, A. (2020). A digital supply chain twin for managing the disruption risks and resilience in the era of Industry 4.0. Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review, 136, 101922. https://doi.org/10.1016/j.tre.2020.101922
Simchi-Levi, D., Kaminsky, P., & Simchi-Levi, E. (2021). Designing and managing the supply chain: Concepts, strategies, and case studies. McGraw-Hill Education.
Dekker, R., Kleijn, M., & de Rooij, P. J. (2018). Inventory control: A tutorial. European Journal of Operational Research, 268(2), 559-572. https://doi.org/10.1016/j.ejor.2017.06.040
Silver, E. A., Pyke, D. F., & Thomas, D. J. (2016). Inventory and production management in supply chains (4th ed.). CRC Press.

Post Views: 258